Тихий саботаж: 6 видов созвонов, которые помогают имитировать работу
В свое время возможность созвониться сразу и быть на связи 24/7, да еще и с видео, казалась «волшебной таблеткой», необходимой любому бизнесу. Видеоконференции позиционировались как продукт, объединяющий людей и улучшающий эффективность. Но тренд быстро набрал обороты в корпоративной среде и также быстро стал главным инструментом имитации работы.
Бездумные многочасовые совещания «переехали» в онлайн. Мы собрали в нашей новой статье все основные тренды для тех, кто устал от лавины ненужных звонков (тем более, что такая работа отнимает слишком много психической энергии).
Вот топ антипаттернов, которые люди используют в корпорациях, чтобы создать вид бурной рабочей деятельности:
1. Перекладывание ответственности вместо самостоятельной работы
Быстрые звонки дали нам возможность не вникать в суть самостоятельно, а превратились в очередной способ отвлечь своего коллегу от работы, чтобы что-то уточнить. И тем самым получить ощущение, что вы оба поработали.
98% офисных работников испытывают стресс от групповых видеоконференций, а чтобы переключиться на другую задачу, человеку требуется в среднем 23 минуты.
Вспомните по собственному опыту, сколько раз в день вы отвлекаетесь от важной задачи на самые разные раздражающие факторы от коллег до социальных сетей?
2. Стендап-театр
Ежедневные стендапы превращаются в длинные отчёты без действий, где цель — выглядеть максимально занятым, а не зафиксировать блокеры и следующие шаги. Где часто нет даже четкой структуры и ответственных. Часто это еще и «театр одного актера», где вся команда сидит в качестве пассивных слушателей, а выступает только один человек.
Кстати, у нас в Блоге есть популярная статья про 8 правил хорошего дейли и наш опыт в Глабиксе.
3. Митинг-туризм
Порочная практика присоединяться к любому зум-созвону, даже тому, где ты не нужен. И сидеть на мьюте. Удобно: расписание забито, ты недоступен для других задач, видимость работы обеспечена!
4. Созвоны-плейсхолдеры
Привычка ставить созвон на всякий случай. Нет ни четкой повестки, ни ответственных, в ходе подобных созвонов не принимают никаких важных решений. Но чтобы использовать время, проводят его в сторонних разговорах ни о чем.
Так компании теряют миллионы рублей только на неэффективных коммуникациях. Об этом мы писали в своей статье.
5. «Синдром вахтера» у менеджмента
Руководители среднего, а в особо тяжелых случаях — и высшего звена, не сумев наладить процессы и делегировать, начинают уходить в микроменеджмент. Лично присутствуют на всех звонках, часто демотивируя своих подчиненных — ведь им не доверяют, перепроверяют за ними любую мелочь, количество таких созвонов растет в зависимости от уровня тревоги руководящего состава. А вместе с ними и уровень выгорания команды (при этом эффективность падает). Через пару лет есть риск обнаружить себя тем самым человеком в компании, без которого все буквально развалится. Bus factor в таком случае просто не даст команде развиваться, вы сами загнали себя в бутылочное горлышко.
6. «Призрачный митинг»
Сотрудник запланировал звонок, собрал участников, но сам мысленно отсутствует: говорит общими фразами, не готов к обсуждению, постоянно переспрашивает, о чем шла речь. Цель — переложить фасилитацию и генерацию идей на других участников, формально оставаясь организатором и создавая видимость работы. Время высокооплачиваемых специалистов тратится впустую. Встреча не достигает цели, а по ее итогам, как правило, назначают еще один созвон. Из этого замкнутого круга вы уже не выйдете.
Что мешает эффективно проводить созвоны?
- Отсутствие протокола: решения не фиксируются, нет ответственных за конкретную задачу и четких дедлайнов. В конце спринта начинают поиск виновных.
- Нет фасилитации и таймбоксов: разговор уходит в детали, доминируют самые громкие или самые занудные, решения откладываются.
- Плохая техника синхронизации: назначаются многочасовые звонки с большим количеством участников вместо асинхронных апдейтов и коротких фокусных встреч по темам.
- Зовут руководителей «для веса»: на коллы добавляют старших менеджеров, чтобы «подстегнуть», но это мешает открытому обсуждению и удлиняет цепочку принятия решений.
- Переносят подготовку в онлайн: команда собирается без предварительной подготовки и документов, не готовит данные, в итоге тратит время, чтобы разобраться. В то время как подготовиться к звонку можно и нужно было асинхронно.
- Мультизадачность и «в фоновом режиме»: участники заняты другими задачами, качество решений падает, вопросы повторяются, внимание размыто.
- Отсутствие правил участия: нет чек-ин/чек-аут, очередности вопросов, использования поднятой руки — время уходит на перебивания и попытки наладить диалог.
- Лестничный созыв: на звонок собирают вообще всех, думая, что «разберемся на месте». Встреча превращается в хаос подгрупп.
- Размытые названия митингов: «синк»/«обсуждение» без контекста — люди приходят без понимания, ожиданий и плана.
- Постоянные «экстренные» звонки: слабое планирование компенсируют срочными митингами, что разрушает фокус и глубокую работу команды. По нашему опыту — это чуть ли ни самый серьезный «грех» эпохи созвонов. Вернуться и погрузиться в контекст после такого уже достаточно трудно.
Краткий план по борьбе с антипаттернами
Не все так плохо. Если вы не можете отказаться от звонков и пока только тестируете для себя возможности асинхронных коммуникаций, мы можем дать несколько коротких советов, как сделать ваши митинги эффективнее.
Следуйте этим правилам, чтобы навести чуть больше порядка в своей команде и разгрузить людей от лишнего напряжения:
1. Жесткий регламент
Правило 40 минут (все звонки длятся не более 40 минут вместо часа, чтобы дать время переключиться и не затягивать общение). Обязательная повестка встречи, ответственный модератор, который будет возвращать беседу в русло и цель у каждого инвайта в календаре.
2. Право на отказ
Сотрудники должны иметь право не участвовать в звонке, если тема не касается их напрямую.
3. Культура асинхронной коммуникации
80% вопросов можно решить в чатах или таск-трекерах. Для более мощного и быстрого эффекта мы советуем видеосообщения – ведь они могут сократить объем переписок в 5 раз и позволяют быстрее доносить информацию. Звонок — это крайняя мера для сложных дискуссий и мозговых штурмов.
4. Оценка эффективности по результату
А не по количеству проведенных в Zoom часов. Для каждой задачи определен ответственный, сроки и артефакт (документ, таблица, фича), который ожидается на выходе.
А самым смелым мы можем посоветовать провести у себя в компании или команде эксперимент по полному отказу от звонков, как это однажды сделали мы. Спойлер: никто не умер, все, что должно было выйти на продакшен – вышло.
Читайте остальные тексты этого блога в нашем Телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы узнавать об обновлениях системы и приходите обсуждать статьи в комментариях!
